Cómo usar la nueva herramienta de escritura de IA en Google Docs y Gmail

Dec 28, 2023

por Howard Wen

Mundo informático |

Uniéndose a la fiebre del oro de la IA generativa, Google anunció el mes pasado planes para llevar varias herramientas impulsadas por IA, denominadas colectivamente Duet AI, a su suite de oficina Workspace. Estas funciones incluirán la planificación automatizada de proyectos en Google Sheets, la capacidad de crear imágenes a partir de indicaciones de texto en Google Slides y una herramienta de escritura automatizada en Gmail y Google Docs llamada "Help Me Write".

Las herramientas de IA en Diapositivas y Hojas de cálculo aún no están disponibles, pero Help Me Write está en versión preliminar limitada; puede probarlo en Google Docs o Gmail en la web registrándose para acceder a Workspace Labs con su cuenta de Google. (Se le colocará en una lista de espera antes de que se le conceda acceso). Al igual que el conocido ChatGPT, Help Me Write es una herramienta de chatbot que genera texto escrito en función de las indicaciones (instrucciones) que usted le da.

Ya sea que sea un escritor profesional o alguien que teme tener que escribir para su trabajo, el potencial de la asistencia de IA para sus tareas de escritura es atractivo. Help Me Write puede escribir largos pasajes de texto que sean razonablemente legibles. Pero sus resultados vienen con advertencias que incluyen errores de hecho, redundancia y prosa demasiado genérica.

Esta guía cubre cómo usar Help Me Write tanto en Google Docs como en Gmail para generar y reescribir texto, y cómo superar algunas de las deficiencias de la herramienta. Debido a que se encuentra en estado de vista previa, tenga en cuenta que puede haber cambios en sus funciones y en los resultados que genera, cuando finalmente se lance al público.

(En una nota meta, Help Me Write no escribió ninguna parte de este artículo. Muchos artículos sobre IA incluyen un "giro" en el que el autor revela que lo que ha estado leyendo fue, de hecho, escrito por una IA. Eso es no es el caso aquí. Una razón importante es la cuestión de los derechos de autor: ¿quién es el propietario de las palabras generadas por AI, especialmente si su servicio es gratuito para uso público?)

Una vez que se le haya otorgado acceso a Workspace Labs, inicie un nuevo documento en blanco en Docs. En la parte superior del documento hay un botón que incluye un lápiz con un signo + y las palabras "Ayúdame a escribir". O bien, si abre un documento existente, verá un pequeño botón con el ícono "lápiz +" en el borde izquierdo de la página de su documento. En Gmail, el mismo ícono aparece en la barra de herramientas en la parte inferior de la ventana de redacción.

De izquierda a derecha, el botón "Ayúdame a escribir" tal como aparece en un nuevo documento de Google, un documento de Google existente y en Gmail. (Click en la imagen para agrandarla.)

Haga clic en este botón Ayúdame a escribir. En Documentos, se abre el panel "Ayúdame a escribir". En Gmail, aparece una barra de entrada de texto en la parte inferior de la ventana de redacción.

Dentro del panel o la barra, verá varias sugerencias de indicaciones (palabras que describen el tema y el tipo de escritura que le gustaría que Help Me Write generara) desplácese. Estas sugerencias, como "Presentación de un producto que permita a las personas crear hologramas de sí mismos" o "Una presentación para alguien que conocí en la conferencia", le dan una idea de cómo se redacta un aviso.

Tanto en Docs como en Gmail, Help Me Write proporciona ideas para indicaciones que puede solicitar. (Click en la imagen para agrandarla.)

Escribe un aviso. Para esta guía, ingresamos "Un plan paso a paso para iniciar un pequeño negocio de coordinador de eventos y catering como trabajo adicional" en Google Docs para generar un documento de planificación. Y en Gmail solicitamos una carta comercial con este mensaje: "Seguimiento al destinatario del cliente preguntando qué tan satisfecho está con nuestro servicio, e invítelo a que me responda con más preguntas".

Escriba su solicitud de Ayuda para escribir. (Click en la imagen para agrandarla.)

Después de escribir su aviso, haga clic en Crear. Help Me Write procesará su solicitud, lo que puede demorar varios segundos; depende de cuán compleja sea la redacción de su solicitud inmediata. Luego se abrirá otro panel que muestra el texto que generó, que pueden ser oraciones o párrafos completos.

Los resultados generados aparecen en un nuevo panel. Puede refinar el texto antes de insertarlo. (Click en la imagen para agrandarla.)

Debajo de estos resultados hay opciones para comenzar de nuevo o refinar el texto generado:

Recrear:Si no está satisfecho con el texto que generó Help Me Write, al hacer clic en esto se le indicará que intente nuevamente usando sus indicaciones.

Refinar:Al seleccionar esto, se abre un pequeño menú con más opciones:

Formalizar: Help Me Write reescribe el texto generado con una redacción de un nivel académico de lectura superior. (Advertencia: esto puede resultar en una prosa forzada o excesivamente prolija).

Acortar:Help Me Write reescribe el texto generado con menos palabras.

Elaborar:Help Me Write generará texto adicional para brindar más detalles según sus indicaciones.

Expresar de otro modo (en Docs): Help Me Write parafraseará el texto que generó. Esta acción es diferente de Recrear. Cuando hace clic en Recrear, Help Me Write vuelve a iniciar el proceso de generación de texto según sus indicaciones, pero cuando selecciona Rephrase, Help Me Write reescribirá el texto que ya generó.

me siento afortunado(en Gmail): esto es como tirar los dados, donde Help Me Write reescribirá aleatoriamente el borrador de su correo electrónico de varias maneras, como hacerlo más largo o más formal, o incluso arreglarlo como la letra de una canción.

Una carta de cliente en forma de letras de canciones es solo uno de los resultados aleatorios que puede obtener con la opción "Me siento con suerte".

Cuando esté satisfecho con el texto que Help Me Write generó para usted, haga clic en Insertar para agregarlo a su documento o correo electrónico. Después de insertar el texto generado, se convierte en texto de documento normal que puede editar como mejor le parezca.

Puede usar Help Me Write para reescribir su documento o correo electrónico, ya sea que haya sido escrito originalmente por usted o generado por Help Me Write.

Para usar Help Me Write para reescribir en Documentos, resalte el texto (frases, oraciones o párrafos) que desea que Help Me Write vuelva a trabajar. Luego haga clic en el ícono Ayúdame a escribir a la izquierda del texto resaltado.

En Docs, puede hacer que Help Me Write revise el texto seleccionado. (Click en la imagen para agrandarla.)

Se abre un menú con las mismas opciones de reescritura "Perfeccionar" que vimos anteriormente: Formalizar, Acortar, Elaborar, Reformular. También hay una quinta opción en este menú: un cuadro de entrada "Personalizado" donde puede escribir un mensaje como "en una voz informal" o "usar una redacción más simple".

Ayúdame a escribir elaborando el texto seleccionado en Docs. (Click en la imagen para agrandarla.)

En Gmail, puede usar Help Me Write para reescribir todo el borrador de su correo electrónico, pero a diferencia de Docs, no puede hacer que reescriba frases, oraciones o párrafos individuales. Haga clic en el ícono Ayúdame a escribir en la barra de herramientas y, en el menú que se abre, puede seleccionar Formalizar, Elaborar, Acortar o Me siento afortunado.

Si bien Help Me Write puede darle una ventaja en la escritura de su negocio, el texto que genera está lejos de ser perfecto, por lo que es importante revisar y editar su salida. Aquí hay algunas deficiencias a tener en cuenta en los resultados que genera Help Me Write:

Contenido genérico: Muchos de los pasajes que genera Help Me Write se leen de forma genérica, brindando solo información muy básica. Incluso si expresa sus indicaciones de manera muy específica, los resultados aún pueden sonar enlatados.

Help Me Write a menudo ofrece prosa genérica. (Click en la imagen para agrandarla.)

Contenido redundante: Help Me Write puede generar texto que básicamente dice lo mismo que el texto que generó antes. Esto puede suceder cuando hace que genere varios párrafos y luego le indica que elabore una oración o párrafo específico. El texto adicional que genera Help Me Write puede leerse de manera similar a otros pasajes que ya se generaron para usted. También puede optar por presentar este contenido redundante en un formato de lista.

Resultados similares para diferentes usuarios de Google: Otras personas que usen las mismas indicaciones o con una redacción similar con Help Me Write podrían obtener resultados similares. Es probable que esto suceda si le pide que escriba sobre un tema general, por lo que dos usuarios de Google que soliciten Help Me Write para generar un texto que describa cómo crear un plan de negocios, por ejemplo, probablemente obtendrán resultados similares. Cuanto más específica sea su solicitud, más probable será que obtenga resultados únicos.

Errores de hecho: Si le solicita a Help Me Write que escriba sobre temas que se basan en información fáctica (como análisis o tendencias comerciales actuales) o de naturaleza técnica, debe analizar sus resultados, independientemente de cuán "correctos" puedan sonar. Debe realizar más investigaciones, buscando en la web recursos confiables para confirmar lo que ha generado Help Me Write.

Además de la verificación de hechos, debe realizar una edición general en todos los pasajes que genera Help Me Write. Este proceso incluye leer todo, luego agregar, reorganizar, eliminar y reescribir el texto según lo considere necesario. Practicar el oficio de editar en la salida de Help Me Write lo ayudará a dar forma a su documento o correo electrónico en un borrador final que sea informativo y atractivo para que otras personas lo lean.

Aunque puede hacer que Help Me Write genere documentos o correos electrónicos desde cero, puede servirle mejor si lo aborda como un asistente de escritura. Por ejemplo, puede pedirle a Help Me Write que elabore un borrador para una propuesta comercial o un plan de marketing que luego desarrollará con su propia escritura.

También puede ser útil para la colaboración, como una herramienta de lluvia de ideas, por ejemplo. Trate de colaborar con sus compañeros de trabajo en un documento compartido, en el que cada persona solicite Ayuda para escribir para generar ideas sobre las cuales todos puedan desarrollar.

De hecho, su interacción con Help Me Write es en sí misma una forma de colaboración. Le pides a Help Me Write que genere texto, sus resultados pueden, a su vez, darte ideas sobre cómo abordar un tema, y ​​sigues trabajando con la IA para refinar esos resultados en tu borrador final; por lo tanto, Help Me Write se convierte en tu colaborador.

La escritura de IA es simplemente la última herramienta en la relación de trabajo en constante evolución entre las personas y la tecnología. Siempre que comprenda sus reglas y limitaciones, Help Me Write (y otras herramientas de escritura impulsadas por IA) pueden ser una ayuda invaluable para iniciar su proceso de escritura o refinar lo que ya ha escrito.

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